双日プロフェッショナルシェア株式会社 個人情報保護について
プライバシーポリシー
私たちは、個人情報を保護することの重要性を深く認識し、個人情報を適切に取り扱うことが私たちの社会的責務であると考え、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めることを宣言します（以下「本プライバシーポリシー」という）。なお、本プライバシーポリシーにて別途定義する用語以外の用語の定義は、個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）およびその他の関連法令（以下「個人情報保護関連法令」という）における定義に従うものとします。
1. 私たちの名称等
当社ホームページの「企業情報」の「会社概要」をご参照下さい。
2. 法令等の遵守
私たちは、個人情報を取り扱う業務の遂行にあたっては、個人情報保護関連法令・ガイドライン・業界自主ルール・社内規程等を遵守します。
3. 個人情報の取得
私たちは、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得します。また、個人情報保護関連法令で認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、要配慮個人情報を取得しません。
4. 個人情報の利用
- 1）私たちは、個人情報をあらかじめ公表した利用目的、または取得の際に示した利用目的の範囲内、かつ業務の遂行に必要な限りにおいて利用します。
- 2）私たちは、違法または不法な行為を助長し、または誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。
- 3）私たちは、個人データを第三者との間で共同利用し、または個人データの取扱いを第三者に委託する場合には、これら第三者につき厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために、適正な監督を行います。
5. 個人データの第三者提供
私たちは、個人情報保護関連法令に定める場合を除き、事前に本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
6. 個人データの外国にある第三者への提供
私たちが外国にある第三者に個人データを開示･提供する場合には個人情報保護関連法令の規制を遵守し、原則として、個人情報保護関連法令によって提供が必要な情報を事前に提供した上で本人の同意を得ます。
7. 個人データの共同利用について
私たちは、個人データを次のとおり共同利用致します。
①個人情報の項目
氏名・住所・郵便番号・電話番号・FAX番号・メールアドレス・所属組織・所属組織における役職、その他名刺記載の情報、名刺交換日時・場所などの関連情報
②共同利用者の範囲
双日株式会社及びそのグループ会社（＊）
（＊）財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則第8条第3項に定義される子会社及び同条・第5項に定義される関連会社をいいます。双日株式会社ホームページの「企業情報」の「国内・海外拠点」及び「主要グループ会社」をご参照下さい。
③利用目的
当社が別途定める「個人情報の利用目的」（後述）に記載する目的
④個人データの管理について責任を有する会社の名称等
共同利用する個人情報については私たちが責任を負います。私たちの住所および代表者については、双日プロフェッショナルシェア株式会社ホームページの「企業情報」の「会社概要」をご参照下さい。共同利用についてのお問い合わせは、「個人情報に関するご相談窓口」（後述） にお願い致します。
8. 個人情報の安全管理措置
- 1）私たちは、個人情報を正確かつ最新の状態で保管、管理するよう努めるとともに、個人情報への不正アクセス、漏えい等を防止するため、必要な安全管理措置を講じます。
- 2）私たちが講じる具体的な安全管理措置としては、以下のとおりです。
①基本方針の策定および個人データの取扱いに係る規律の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報保護関連法令の遵守、質問および苦情処理の窓口等についての基本方針を策定しております。
②組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護関連法令や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
③人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に研修を実施しています。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
④物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
⑤技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
9. 保有個人データの利用目的の通知、開示・訂正・利用停止・消去等
私たちは、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等のご請求について、また苦情およびご相談につきまして、個人情報保護関連法令に従い、適切に、かつ合理的な範囲で速やかに対応いたします。「個人情報に関するご相談窓口」（後述）までお問い合わせください
10. 個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラム
私たちは、本プライバシーポリシーを実行するため、個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラム(本プライバシーポリシー、個人情報保護規程およびその他の規程、規則を含む)を制定し、これを私たちの従業者その他の関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的な見直しと改善を通じて個人情報の適切な管理に努めます。
個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用しています。ご不明の点がある場合には、「個人情報保護に関するご相談窓口」までご連絡願います。
1. お取引先の個人情報
- 取引に関連する交渉、連絡、相談、受発注、決済またはその他の処理
- 取引に関連する物品または役務等の授受
- その他の当社の業務の適切かつ円滑な遂行
2. 採用活動時における応募者の個人情報
- 当社の採用にかかわる情報の提供・連絡、採否の検討および決定
- 内定後の入社のための資料の提供・連絡
- その他の労務管理および当社の業務の円滑な遂行
3. 当社役員、従業員、退職者とそれらの家族の個人情報
- 業務連絡・情報交換、人事政策(異動、評価、教育等のキャリアアップを含む)
- 給与支給
- 勤怠管理
- 福利厚生等の労働関係法令、税関係法令および社会福祉関係法令に関連する権利・義務の対応
- 社内規程に定める各種手続の対応
- 双日労働組合、双日健康保険組合、診療室、持株会、社友会、グループ会社への連絡・提供
- 官公庁、その外郭団体または当社が加盟する団体等への届出・報告
- 福利厚生サービスの提供・各種団体保険の紹介および関連諸手続き
- 社内報等配布物の送付
- 非常時の連絡
- その他の労務管理および当社の業務の円滑な遂行
個人情報保護に関するご相談窓口
個人情報保護に関するご相談方法
電話でのご相談窓口
TEL：03-6871-5551
受付時間：平日9：15～17：30（土日・祝日、12月29日～1月3日を除く）
メールでのご相談窓口
pro-share@sojitz.com
郵便でのご相談窓口
双日プロフェッショナルシェア株式会社
〒100-8691 東京都千代田区内幸町2-1-1
管理部 個人情報担当行
ご本人確認
ご相談の際には、その内容に応じて、先ずご本人確認手続きをさせて頂く場合がありますので、ご理解の程お願い申し上げます。
【ご本人確認のためにご提出頂く書類】
以下1.から8.のいずれかの写し一つ（7.については印鑑証明書の写し一つおよび実印）
なお、健康保険証および運転免許証の住所変更がある場合は、裏面の写しも同封願います。
- 健康保険証
- 運転免許証
- 個人番号カード表面
- パスポート
- 在留カード
- 特別永住者証明書
- 印鑑証明書及び実印
- 年金手帳
【代理人の方が請求される場合にご提出頂く書類】
上記「ご本人確認のためにご提出頂く書類」（ご本人および代理人の方のそれぞれの書類をご提出ください）に加えて、代理権を与える旨を記載したご本人の委任状（親権者の方が未成年者であるご本人の法定代理人としてご相談される場合は、ご本人および代理人の方が共に記載され、その続柄が示された戸籍謄抄本または住民票の写し。また、成年後見人の方が成年被後見人であるご本人の法定代理人としてご相談される場合は、登記事項証明書の写し）も同封願います。
ご相談のための書式
【利用目的の通知、保有個人データの開示、訂正等、利用停止等を伴わない請求等の場合】
ご氏名、ご住所、ご連絡先、お持ちの場合には電子メールアドレスを、上記「個人情報保護に関するご相談方法」記載のいずれかのご相談窓口までご連絡頂き、ご用件をお伝え願います(下記の請求書は不要です)。
【利用目的の通知、保有個人データの開示、訂正等、利用停止等を伴う請求等の場合】
下記の請求書をコピーし、必要事項をご記入の上、ご本人確認のためにご提出頂く書類を簡易書留郵便にて上記「個人情報保護に関するご相談方法」記載の「郵便でのご相談窓口」宛にご送付願います。
- ※1利用目的の通知または保有個人データもしくは第三者提供記録の開示の請求（以下あわせて「開示の請求等」という）の場合、1件の申請ごとに1,000円の手数料を申し受けます。
- ※2手数料のお支払い方法は銀行振込とし、振込手数料および請求書類の郵送費用はご本人様にご負担頂きます。
- ※3当社の定める手数料等をお支払い頂けない場合、ご本人様から利用目的の通知または開示の請求等がなかったものとして取り扱わせて頂きますので予めご了解願います。
- ※4当社は、個人情報保護関連法令に基づいて、個人情報保護に関するご相談またはご請求をお断りさせて頂く場合がございますので、予めご了解願います。また、ご請求をお断りさせて頂く場合も、お支払い頂いた手数料等のご返還等はいたしかねますので、予め、あわせてご了解願います。
- ※1代理人の方によるご請求等の場合、請求者欄にも必要事項をご記入願います。
- ※2ご請求等にあたっては、当社の「個人情報保護に関するご相談窓口」記載の必要書類をご提出ください。
- ※3利用目的の通知または保有個人データもしくは第三者提供記録の開示の請求（以下あわせて「開示の請求等」という）の場合、1件の申請ごとに1,000円の手数料を申し受けます。
- ※4手数料のお支払い方法は銀行振込とし、振込手数料および請求書類の郵送費用はご本人様にご負担頂きます。
- ※5当社の定める手数料等をお支払い頂けない場合、ご本人様から利用目的の通知または開示のご請求等がなかったものとして取り扱わせて頂きますので予めご了解願います。
- ※6当社は、個人情報保護関連法令に基づいて、ご請求等をお断りさせて頂く場合がございますので、予めご了解願います。また、ご請求等をお断りさせて頂く場合も、お支払い頂いた手数料等のご返還等はいたしかねますので、予め、あわせてご了解願います。
- ※7その他、ご請求等にあたっては、当社の「個人情報保護に関するご相談窓口」記載の条件に従いますので、予めご了解願います。
